Электронная подпись для иностранного гражданина и иностранной компании

Коротко о главном

Иностранный гражданин и иностранная компания могут получить электронную подпись в России, но с условиями. Иностранный гражданин должен иметь долгосрочный статус в России (разрешение на временное проживание РВП или вид на жительство ВНЖ) и пройти обязательную личную идентификацию. Удостоверяющий центр ФНС требует паспорт иностранного государства, документ о статусе в России, и в большинстве случаев СНИЛС (страховой номер). ИНН, как правило, получается автоматически при открытии счёта или получении статуса работающего лица, и отдельно его оформлять не надо. Иностранная компания может получить подпись через свой филиал или представительство в России, если они надлежащим образом зарегистрированы. Руководитель-иностранец российской организации должен получить подпись в общем порядке, как любой гражданин иностранного государства с долгосрочным статусом. Иностранные подписи иностранных удостоверяющих центров в России не признаются автоматически — для официального документооборота нужна российская квалифицированная подпись.

В этой статье

• Может ли иностранный гражданин получить ЭП в России и какие условия требует закон
• ИНН и СНИЛС для иностранца: что это и как они связаны с подписью
• Документы для идентификации иностранного гражданина при выпуске подписи
• Нотариальный перевод паспорта: когда и зачем удостоверяющий центр его требует
• Иностранная компания, филиал и представительство: кто может получить подпись
• Руководитель-иностранец российского ООО: как оформить подпись для выполнения должностных функций
• Признание иностранных подписей в России и равнозначность электронных документов

Может ли иностранный гражданин получить подпись в России

Закон допускает получение квалифицированной электронной подписи иностранными гражданами, но с одним обязательным условием: иностранец должен иметь долгосрочный статус в Российской Федерации. Долгосрочный статус — это разрешение на временное проживание (РВП, выдаётся на 3 года) или вид на жительство (ВНЖ, выдаётся обычно на 5 лет с правом продления). Владелец РВП или ВНЖ рассматривается в отношении получения подписи как лицо, законно находящееся в России и имеющее интерес в пользовании российскими государственными системами.

Туристы, владельцы однократной визы, и иностранцы в статусе «гражданин страны СНГ без визы» не могут получить подпись. Это потому, что электронная подпись предназначена для долгосрочного использования в российских системах, и центр должен убедиться, что заявитель будет доступен для возможной проверки и ответственности. Краткосрочные визиты этого не гарантируют.

Иностранный гражданин получает подпись в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица (банк, коммерческий УЦ) по тем же общим правилам, что и граждане России, с единственным изменением — список документов расширяется, чтобы подтвердить статус пребывания в стране.

ИНН и СНИЛС для иностранца: как они работают

ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика) и СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта) для иностранца получаются примерно по одной схеме: они формируются автоматически, когда иностранец проходит определённый процесс официального признания в России.

ИНН выдаётся иностранцу при открытии счёта в российском банке, при получении РВП, при регистрации в качестве ИП или при предоставлении услуг в России как физическое лицо. Получить ИНН отдельным заявлением — его не требуется, он появляется в системе автоматически. Удостоверяющий центр его не требует обязательно, но может попросить если иностранец работает или занимается предпринимательством в России.

СНИЛС для иностранца — более сложный вопрос. Он выдаётся при регистрации иностранца в системе Пенсионного фонда России, что происходит, когда он устраивается на работу по трудовому договору в российской компании или регистрируется как ИП. Если иностранец не работает в России официально и не является предпринимателем, СНИЛС у него может не быть. Удостоверяющий центр ФНС при выпуске подписи иностранцу обычно требует СНИЛС, если иностранец планирует работать или получать доход в России. Если СНИЛСА нет, центр может запросить альтернативный документ или запросить его оформление перед выпуском подписи.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

По факту: иностранцы часто приходят в УЦ с вопросом «как мне получить ИНН и СНИЛС для подписи», думая, что это отдельные услуги. Это не так — ИНН появляется сам по себе, а СНИЛС получается через ПФР. Если центр требует СНИЛС, но его нет, нужно в первую очередь обратиться в ПФР, а потом уже в УЦ. Обычно это занимает несколько дней, но без этого документа подпись для работающего лица не выпустят.

Какие документы нужны иностранцу при выпуске подписи

При обращении в удостоверяющий центр ФНС или его доверенное лицо иностранец должен предъявить следующие документы. Процесс идентификации при выпуске подписи одинаков для всех, независимо от гражданства, но иностранцы должны подготовить дополнительные документы.

• Паспорт иностранного государства. Оригинал, действующий, не истёкший. Копию центр не примет. Паспорт должен содержать все необходимые данные: ФИО, дату рождения, номер документа.
• Документ о статусе пребывания в России. Это оригинал РВП (разрешение на временное проживание) или ВНЖ (вид на жительство). Это может быть пластиковая карточка или вкладыш в паспорт в зависимости от года выдачи. Без него центр не признает правомочность заявителя.
• СНИЛС. Оригинал зелёной пластиковой карточки или документ ПФР, подтверждающий номер. Если СНИЛСА нет, иностранец должен его сначала оформить в Пенсионном фонде. В некоторых случаях допускается распечатка из личного кабинета ПФР.
• ИНН. Не всегда обязателен, но может быть запрошен. Если есть — лучше захватить оригинал справки от налоговой. Если нет, центр может его запросить или помочь оформить.
• Заявление на выпуск подписи. Стандартный бланк УЦ, заполняется на месте.

Обязательна личная явка иностранца. Удалённая идентификация через видеозвонок для иностранцев не допускается. Центр должен убедиться в подлинности документов собственными глазами и сверить внешность заявителя с фотографией в паспорте.

Нотариальный перевод паспорта: когда он требуется

Нотариальный перевод паспорта при выпуске подписи требуется не всегда. Удостоверяющий центр ФНС обычно требует нотариальный перевод только в одном случае: если паспорт иностранца не содержит информацию, которая может быть прочитана на кириллице, и центр не может самостоятельно интерпретировать данные. Например, паспорта некоторых азиатских стран написаны иероглифами или латиницей, отличной от стандартной, и требуют профессионального перевода.

Нотариальный перевод должен быть выполнен нотариусом, лицензированным в России, и содержать нотариальный удостоверительный штамп. Это не простой перевод другом, это официальный документ, который центр может проверить на подлинность.

Требование нотариального перевода зависит от страны происхождения паспорта и политики конкретного удостоверяющего центра. Рекомендуется узнать это заранее, позвонив в центр или посетив его сайт. Если сомневаетесь — заказывайте нотариальный перевод заранее, это стоит недорого (от нескольких сотен рублей), а отсутствие перевода может привести к отказу в выпуске подписи.

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению ЭДО

Лайфхак: не приносите переводы паспортов, которые вы нашли в интернете или которые делали друзья-переводчики. Это не нотариальные переводы, и центр их не примет. Нотариальный перевод — это документ, скреплённый печатью нотариуса. Если вы не уверены, нужен ли вам перевод, позвоните в УЦ перед тем как идти.

Иностранная компания, филиал и представительство

Иностранная организация, которая хочет получить электронную подпись в России, не может это сделать напрямую. Вместо этого она должна зарегистрировать в России филиал или представительство иностранного юридического лица. Филиал — это внутреннее подразделение иностранной компании, представительство — её юридическое отделение, оба имеют статус обособленного подразделения иностранной организации в России и должны быть зарегистрированы в налоговой инспекции.

После регистрации филиала или представительства компания может назначить руководителя этого подразделения (гражданина России или иностранца с РВП/ВНЖ), и этот руководитель получит квалифицированную подпись в общем порядке, как директор российской организации. Подпись выпускается лично на этого руководителя, а не на саму иностранную компанию, но действует она при работе с российскими системами от имени филиала.

Если иностранная компания не планирует регистрировать филиал, но хочет работать с контрагентами в России, она может использовать подпись своего российского представителя (если у него есть полномочия) или подпись своего иностранного руководителя, если та подпись была выпущена российским удостоверяющим центром (иностранная компания может обратиться в УЦ, если у её руководителя есть РВП/ВНЖ в России).

Руководитель-иностранец в российском ООО

Если в качестве директора или другого руководителя российской организации назначен иностранный гражданин, он должен получить квалифицированную подпись в удостоверяющем центре ФНС. Процедура идентична процедуре для российского директора, с добавлением документов о статусе пребывания в России.

Иностранный директор должен предоставить: паспорт иностранного государства, РВП или ВНЖ, СНИЛС, документ о назначении на должность (приказ или выписка ЕГРЮЛ), заявление на выпуск подписи. Личная явка обязательна. Сертификат выпускается на этого конкретного человека и действует везде — в налоговой, фондах, Диадоке, торгах, Госуслугах — ровно как подпись русского директора.

При смене иностранного директора его подпись отзывается так же, как и подпись российского директора: ФНС получает уведомление из реестра, что он снят с должности, и УЦ отзывает сертификат в течение часа-суток. Новый директор (иностранец или гражданин России) обязан получить свой сертификат.

Признание иностранных подписей в России и наоборот

Иностранные электронные подписи (выпущенные иностранными удостоверяющими центрами в других странах) в России не признаются автоматически. Это значит, что квалифицированная подпись, выпущенная, например, немецким удостоверяющим центром, не будет признана налоговой инспекцией России или судом в качестве эквивалента собственноручной подписи. Исключение составляют подписи из стран, подписавших международные соглашения об эквивалентности подписей, но в большинстве практических случаев иностранная подпись требует дополнительного подтверждения (легализации или апостиля).

Если иностранный гражданин или иностранная компания нуждается в подписи для работы с российскими системами, проще получить российскую квалифицированную подпись в удостоверяющем центре ФНС. Это будет на 100% признано везде.

Наоборот, российские квалифицированные подписи в других странах могут быть признаны, если страна подписала соглашение с Россией об взаимном признании подписей (такие соглашения заключены с рядом стран), но это не универсально. Для зарубежных операций с российской подписью лучше уточнять требования конкретной страны и системы.

Часто задаваемые вопросы

Иностранец в России и не знаете, как получить подпись? Мы выпускаем квалифицированные сертификаты иностранным гражданам и помогаем с подготовкой документов. Выберите свой город, и специалист подскажет все шаги.

Итог

Иностранный гражданин и иностранная компания могут получить электронную подпись в России, но с условиями. Иностранец должен иметь РВП или ВНЖ, пройти личную идентификацию в удостоверяющем центре ФНС, предоставить паспорт, документ о статусе, СНИЛС, и в некоторых случаях нотариальный перевод паспорта. Иностранная компания должна зарегистрировать филиал или представительство и назначить руководителя, который получит подпись. Руководитель-иностранец российской организации получает подпись в общем порядке. Главное помнить: иностранная подпись иностранного центра в России не работает, нужна русская подпись. Если вы иностранец и вам нужна подпись для работы с российскими системами, государственными органами или компаниями — получайте подпись в удостоверяющем центре ФНС. Это на 100% будет признано везде.