Коротко о главном
Касса печатает чек, но товар в магазин приходит раньше, чем его продают. За этот процесс отвечает товароучётная система. Это не касса и не программа для БУ — это инструмент, который отслеживает товар от входа в магазин (приёмка по накладной) через остатки и переоценку до инвентаризации и списания. Общепит усложняет задачу: там нужно ещё и рассчитывать выход блюд по техническим картам, отслеживать калькуляцию и учитывать естественное убыль по рецептуре.
Казалось бы, зачем товароучёт при электронной кассе? Потому что касса работает с конечным покупателем, а товароучёт — с процессами внутри. Касса не знает, почему исчез товар: продался, испортился, украли или неправильно приняли. Товароучёт помогает отловить любую из этих ситуаций до того, как дыра в остатках станет проблемой.
В этой статье
- Чем товароучётная система отличается от кассовой программы
- Как работает приёмка товара по накладным и где нужна электронная подпись
- Инвентаризация и сверка остатков: когда и зачем
- Что такое техническая карта и калькуляция в общепите
- Маркировка, ЕГАИС и другие системы контроля
- Список минимума для магазина на старте
- Цифровой документооборот: как ЭДО помогает товароучёту
Товароучёт и касса: две разные системы
Касса — это кассовый аппарат (ККТ), который печатает чек, когда товар выходит из магазина в руки покупателя. Товароучётная система — это программа, которая отслеживает товар на складе и в магазине, снимает со счетов проданный товар, переоценивает остатки и ловит расхождения между реальностью и документами.
Касса не знает, сколько на складе товара — это не её функция. Касса не знает, что товар испортился или неправильно принят по весу. Касса просто бьёт чеки. Всё остальное — функция товароучёта.
Если у вас магазин или ресторан, вам нужны оба: касса по закону 54-ФЗ, товароучёт по закону 402-ФЗ (бухгалтерский учёт). Касса и товароучёт должны друг другу верить — то есть, если касса пробила 10 упаковок молока, товароучёт должен списать ровно 10 упаковок со счетов. Когда эти цифры расходятся, начинаются разборки.
Приёмка товара: от накладной к остаткам
Новый товар попадает в магазин не магией — поставщик отправляет товар по накладной. Это может быть бумажный документ, но всё чаще накладная приходит через систему электронного документооборота. Приёмка — это процесс, когда люди в магазине проверяют, совпадает ли реальный товар с тем, что написано в накладной: количество, наличие браков, вес, даты выпуска.
Если вы получаете накладные через ЭДО (например, в системе Диадок), процесс ускоряется: накладная приходит электронно, вы её видите в товароучётной системе, проверяете товар физически и подписываете приёмный акт квалифицированной электронной подписью прямо в системе. Поставщик видит, что товар принят, и отправляет счёт-фактуру. Никаких бумаг, никаких переделок.
Без ЭДО приёмка по-старому: накладная на бумаге, вы пишете акт приёмки от руки, фотографируете, отправляете поставщику. Поставщик часто не доверяет фото и требует подписанный оригинал по почте. Это медленнее, дороже и легче ошибиться в цифрах.
Остатки и инвентаризация
Товароучётная система ведёт счета: сколько товара должно быть на складе по документам и сколько на самом деле. В идеале эти цифры совпадают, но в реальности расходятся: что-то украдут, что-то упадёт и разобьётся, что-то испортится, что-то просто неправильно посчитано при приёмке.
Инвентаризация — это процесс, когда люди физически считают весь товар на полках и в складском помещении, записывают цифры, и товароучётная система сравнивает: по документам должно быть 100 банок краски, по факту нашли 97. Разница в 3 банки — это расхождение, его нужно объяснить и оформить акт недостачи.
Инвентаризация должна быть если не ежемесячная, то хотя бы ежеквартальная. Закон не говорит про частоту, но аудиторы любят видеть систему: чем чаще вы считаете остатки, тем выше кредит доверия. Много магазинов считают полностью раз в год перед закрытием, плюс частичные инвентаризации по секциям.
Общепит: техкарты, калькуляция и естественная убыль
Магазин считает товар в упаковках и киллограммах. Ресторан считает всё это, но потом превращает в блюда. Суп варится из картофеля, морковки, куриного бульона, специй. Каждый ингредиент есть в товароучёте, и когда повар готовит суп, все эти ингредиенты должны автоматически сниматься со счётов.
Техническая карта (или рецептура) — это документ, который говорит: один суп = 200г картофеля, 100г морковки, 500мл бульона, 5g соли. Когда кассир пробивает в чеке «суп — один», товароучётная система должна списать ровно эти количества. Если система не знает про техническую карту, товароучёт разбежится.
Калькуляция — это расчёт стоимости одного блюда по цене ингредиентов. Готовый суп должен стоить не дешевле суммы стоимости его компонентов плюс маржа на подготовку. Если калькуляция показывает, что готовый суп дешевле, чем сумма его компонентов, это означает ошибку в рецепте или падение цены на товар.
Естественная убыль — это когда масло испаряется при варке, мясо теряет влагу при жарке, зелень вянет. По закону предусмотрены нормативы убыли для каждого товара. Если убыль больше норматива, это проблема. Если убыль соответствует нормативам, она списывается со счётов без акта недостачи.
Маркировка и ЕГАИС: товароучёт встречается с регулятором
Если магазин торгует маркированными товарами (одежда по Честному ЗНАКу, лекарства по МДЛП, алкоголь по ЕГАИС), товароучёт должен знать, какой товар маркирован, его коды и статусы. Когда товар приходит с маркировкой, система должна отсканировать код DataMatrix и убедиться, что это оригинальный товар из официального источника. Когда товар продаётся, маркировка должна быть списана в системе регулятора.
ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — это система для алкогольной продукции. Каждая бутылка вина или водки должна быть учтена в ЕГАИС: когда товар приходит в магазин, когда продаётся, когда списывается (если разбилась). Касса отправляет данные продажи в ЕГАИС в реальном времени, но и товароучёт должен знать про маркировку и учитывать её отдельно.
Для магазинов и ресторанов, которые торгуют алкоголем, упущение в ЕГАИС = штраф. Система должна быть настроена так, чтобы ошибки были невозможны или хотя бы видны. Это ещё один пример того, почему товароучёт важен: касса не ловит проблемы в ЕГАИС, товароучёт ловит.
Что нужно магазину на старте: минимальный набор
Маленький магазин или кафе, которое только открылось, не должно покупать всё сразу. Вот минимум, без которого не обойтись:
- Касса — обязательно по закону 54-ФЗ. Выбор кассового аппарата зависит от типа бизнеса: для магазина подойдёт простая контрольно-кассовая машина, для ресторана нужна система посложнее с интеграцией в кухню. Касса привязывается к сервису товароучёта, который будет её интегрировать.
- Товароучётная система или программа — облачная или локальная. Начинать можно с бесплатных или условно-бесплатных систем (первый месяц или до определённого числа товаров). Когда магазин растёт, система обновляется на платную версию.
- Расчётный счёт — для оплаты квитанций от поставщиков и безналичных платежей от постоянных клиентов (ресторан, например, получает безналичные платежи от сетей доставки).
- Квалифицированная электронная подпись директора или уполномоченного лица — нужна для подписания приёмных актов через ЭДО, для регистрации кассы в ФНС, для отправки счёт-фактур через ЭДО. Можно оформить в сервисе электронной подписи, процесс занимает день-два.
- Договор с поставщиком обычно автоматически подключает ЭДО — если поставщик работает через Диадок или другой оператор ЭДО, вам нужно просто подписать акт о начале документооборота. После этого накладные будут приходить в систему автоматически.
Электронный документооборот в товароучёте
Раньше весь процесс был бумажным: накладная на бумаге, акт приёмки на бумаге, счёт-фактура на бумаге. Теперь всё электронно. Поставщик отправляет накладную через ЭДО, вы её видите в товароучётной системе, проверяете товар, подписываете приёмный акт электронной подписью, система отправляет обратно поставщику. Поставщик видит подтверждение и выставляет счёт-фактуру через ЭДО же.
Это экономит время, деньги на почту и курьерскую доставку, и главное — ловит ошибки рано. Если поставщик ошибся в количестве, вы обнаружите это сразу при приёмке и подпишете акт только на правильное количество. Никаких «ладно, мы согласны на таком количестве, давайте по почте переделаем».
Электронная подпись при работе через ЭДО — это не роскошь, это инструмент, который ускоряет процесс и защищает обе стороны. Без подписи акт приёмки не имеет юридической силы. С подписью — это документ, на который можно ссылаться в суде.
Часто задаваемые вопросы
Товароучёт и ЭДО работают вместе: электронная подпись подтверждает приёмку, система отправляет подтверждение поставщику. Чтобы всё работало гладко, вам нужна действующая подпись и настроенное рабочее место. Мы выпускаем электронные подписи для работы с ЭДО и товароучётом, помогаем с первой регистрацией — выберите свой город, и специалист расскажет, как начать.
Итог
Касса печатает чеки, но товароучёт управляет деньгами. Без товароучётной системы вы не будете знать, где деньги теряются: при приёмке, на складе, при продаже или при инвентаризации. Магазин без товароучёта — это ящик, в который кидают товар и из которого тянут деньги, без понимания что-либо. Ресторан без товароучёта и техкарт — вообще слепец: не знает, выгодно ли блюдо, теряет ли на каждой порции.
Электронный документооборот через ЭДО ускорит приёмку и сделает её надёжнее. Квалифицированная электронная подпись при работе через ЭДО — это не дополнительная бумажка, это инструмент, который защищает вас от ошибок и ускоряет расчёты с поставщиком. Если вы только открываете магазин или ресторан, начните именно с этого набора: касса, товароучёт, счёт, подпись, ЭДО с поставщиком. Остальное придёт позже.